Best Practices für die Sicherung von Microsoft 365 Daten

In der modernen Unternehmenslandschaft sind Cloud-basierte SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365 zu unverzichtbaren Werkzeugen für die Zusammenarbeit geworden. Sie erleichtern die Kommunikation und Produktivität für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter eines IT-Dienstleisters, eines Unternehmens oder einer gemeinnützigen Organisation handelt. Manche Unternehmen sind jedoch überrascht zu erfahren, dass die Daten, auf die diese Anwendungen zugreifen auch anfällig für Verlust oder Beschädigung sind.

In unserem vorherigen Beitrag haben wir bereits die Gründe für die Notwendigkeit der Sicherung von Microsoft 365-Daten erörtert. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Best Practices für die Sicherung von SaaS-Daten in der Cloud (insbesondere für Microsoft 365) und diskutieren, wie die Einhaltung einiger wichtiger Schritte Ihrem Unternehmen helfen kann, das Risiko eines Datenverlusts durch versehentliche oder böswillige Handlungen zu verringern.

Empfehlungen

BACKUP-ANWENDUNG

Microsoft empfiehlt, "Ihre Inhalte und Daten regelmäßig mit Anwendungen von Drittanbietern zu sichern" (siehe Microsoft Services Agreement). Anwendungen wie die NovaBACKUP-Lösung für Microsoft 365 bieten einen besseren Schutz und eine bessere Kontrolle über die Daten. Sollte Microsoft 365 einmal nicht verfügbar sein, können Backup-Administratoren die Benutzerdaten immer noch schnell suchen und darauf zugreifen, sie herunterladen, wiederherstellen oder migrieren.

AUTOMATISIERUNG

Während Microsoft 365 eine Versionskontrolle für bestimmte Dateitypen bietet, ermöglichen automatisierte Backups die Wiederherstellung wichtiger Daten in der Cloud zu jedem Zeitpunkt, zu dem ein Backup erstellt wurde. Der Backup-Prozess ist für den Endnutzer unsichtbar. Die Automatisierung ermöglicht es, in der Zeit zurückzugehen und den Zeitpunkt wiederherzustellen, bevor das Problem auf granularer Ebene auftrat.

ARCHIVIERUNG

Mehrere aktuelle Datenschutzbestimmungen (DSGVO, GDPR) verlangen eine langfristige Datenarchivierung. Für diejenigen, die Compliance-Anforderungen für personenbezogene Daten erfüllen müssen, können kontinuierliche Backups in Echtzeit mit einer erweiterten Aufbewahrungsfunktion durchgeführt werden. Darüber hinaus verlangen einige der neusten Aktualisierungen dieser Vorschriften nun, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden - dies erfordert die Fähigkeit, schnell auf archivierte Daten zuzugreifen.

VERSCHLÜSSELUNG

Verschlüsselung ist für Backups unerlässlich, sowohl zum Schutz vor potenziellen Bedrohungen als auch zur Einhaltung allgemeiner Datenschutzanforderungen wie DSGVO und GDPR. Stellen Sie sicher, dass Ihre Backup-Lösung moderne Verschlüsselungsmethoden bietet und dass die Benutzer ihre Passwörter auf sichere Weise erstellen und speichern.

AUFBEWAHRUNG

Ihre Backup-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre individuellen Anforderungen an die Datenaufbewahrung gemäß den für Ihr Unternehmen geltenden Gesetzen und Vorschriften zu definieren. Spezifische Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Daten sollten berücksichtigt werden. Die Lösung sollte auch die Möglichkeit bieten, für bestimmte Benutzer eine "rechtliche Sperre" einzurichten, um die Aufbewahrungseinstellungen im Falle eines Rechtsstreits außer Kraft zu setzen.

REDUNDANZ

Ihre Lösung sollte die Flexibilität einer sofortigen Cloud-to-Cloud-Backup-Redundanz bieten und gleichzeitig das Herunterladen dieser Daten auf lokale Ziele für zusätzliche Redundanz ermöglichen. Eine Backup-Software wie NovaBACKUP kann diese Daten an einem Speicherort Ihrer Wahl sichern.

DOKUMENTATION

Es sollte klar sein, wie in Ihrem Unternehmen mit privaten Informationen umgegangen wird. Ein klar definiertes Notfallteam sollte im Falle eines Datenverlusts wenig Probleme haben, da die Rollen und Verantwortlichkeiten im Voraus dokumentiert wurden. Die Dokumentation der Schritte, die den Prozess der Datenwiederherstellung erklären, hilft, wenn z.B. der Systemadministrator plötzlich nicht mehr erreichbar ist.

TESTEN

Backup- und Wiederherstellungstests für Microsoft 365-Daten sollten geplant und regelmäßig durchgeführt werden, um die Wiederherstellbarkeit von Backups und die Fähigkeit zur schnellen Migration zu überprüfen. Tests können dabei helfen, Schwachstellen oder potenzielle Fehlerquellen in Ihrer Backup-Strategie zu identifizieren und zu verbessern.

Die Einhaltung der Best Practices für Microsoft 365-Backups ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, schnell auf Daten zugreifen zu können, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sich von einem Datenverlust zu erholen. Durch die Implementierung einer effektiven Backup-Strategie minimieren Unternehmen das Risiko von Datenverlusten durch versehentliches Löschen, böswillige Angriffe und Hardwareausfälle.

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Erhalten Sie Ihre Produktivität, vermeiden Sie rechtliche und finanzielle Verpflichtungen und schützen Sie Ihre wertvollsten Unternehmensressourcen. Durch das Ergreifen der notwendigen Schritte zur Sicherung und Archivierung von Microsoft 365-Daten können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf ihre wichtigen Daten zugreifen können, wenn sie sie am dringendsten benötigen.

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