Warum Microsoft 365 Daten gesichert werden sollten.

Die flexible und kollaborative Funktionsweise von SaaS-Tools wie Microsoft 365 (ehemals Microsoft Office 365) kommt Unternehmen jeder Art und Größe zugute.

Jüngste Umsatzmeldungen von Microsoft zeigen einen allgemeinen Umsatzanstieg, der auf die relative Stärke des Umsatzes mit Cloud-Diensten zurückzuführen ist. Microsoft 365 ist hier ganz vorne mit dabei. Die Zahl der Nutzer stieg während der Pandemie sprunghaft an, da die Mitarbeiter nun plötzlich von zu Hause aus arbeiten mussten und damit zunehmend auf Online-Tools umgestiegen sind. Zum Beispiel wird Microsoft Teams im Jahr 2022 mehr als 270 Millionen Nutzer haben, verglichen mit 145 Millionen im Jahr 2021.

Es sollte klar sein, dass die Sicherung von Microsoft 365-Daten eine Notwendigkeit ist, aber viele Unternehmen haben den Eindruck, dass dies nicht erforderlich ist. Warum ist das so? Einige Unternehmen gehen wahrscheinlich davon aus, dass Microsoft sich bereits um die Datensicherung kümmert. Das ist aber nicht der Fall. In Wahrheit gewährleistet Microsoft nur die Datenverfügbarkeit, d.h. sie verhindern ausschließlich eine Unterbrechung der Dienste.

Offiziell arbeitet Microsoft nach einem "Modell der geteilten Verantwortung" bei dem die Wiederherstellung von Informationen und Daten vollständig in der Verantwortung des Kunden liegt. Kurz gesagt, das Unternehmen übernimmt die Verantwortung für die Sicherheit und die Infrastruktur seiner Rechenzentren, aber die Benutzer müssen ihre Daten selbst schützen. Was viele vielleicht nicht wissen - Microsoft geht sogar so weit, dass in dem Microsoft Services Agreement empfohlen wird "Ihre Inhalte und Daten regelmäßig zu sichern", wenn Sie "Anwendungen von Drittanbietern" verwenden" 

Welche Ereignisse können zu Datenverlusten führen?

AUSFÄLLE

Störungen sind sicherlich nichts Ungewöhnliches. Es gibt sogar einen Twitter-Account von Microsoft, über den Sie den Status von Microsoft 365 und aktuelle Servicevorfälle verfolgen können. Sollte es zu Ausfällen kommen, die zum Verlust von Daten führen, hat Microsoft klargestellt, dass es nicht dafür verantwortlich ist und dass diese Daten möglicherweise nicht wiederhergestellt können außer Sie haben ein separates Backup parat.

KONTOAUFLÖSUNG

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ein Mitarbeiter kündigt und Sie das Microsoft 365-Abonnement (ein wiederkehrender Kostenfaktor) nicht länger aufrechterhalten möchten. Das Löschen eines 365-Kontos hat zur Folge, dass alle Daten dieses Kontos gelöscht werden. Was ist aber wenn Sie diese Daten später noch mal benötigen? Die Löschung eines Kontos kann auch durch menschliches Versagen verursacht werden. In jedem Fall reicht Microsoft's Richtlinie zur Datenaufbewahrung (in der Regel 30 Tage) für Ihre persönlichen oder gesetzlichen Anforderungen nicht aus. 

INTERNE GEFAHREN

Versehentliches Löschen ist ein häufiges Problem. Gute Daten werden gelegentlich mit schlechten Daten überschrieben, und andere menschliche Fehler werden als absichtliche Aktionen des Systems angesehen. Neben dem versehentlichen Verlust von Daten besteht auch die Möglichkeit böswilligen Verhaltens, zum Beispiel, durch einen verärgerten Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt und mutwillig Schaden verursachen will. Da die Mitarbeiter bereits Zugang zu den Daten haben, ist es am besten, den Schaden so schnell wie möglich zu begrenzen. Denn sobald Daten aus einem Papierkorb der zweiten Stufe gelöscht werden, sind diese Daten für immer verloren. Ohne ein wiederherstellbares Backup hat das Unternehmen keine Möglichkeit, den Schaden zu begrenzen. 

EXTERNE RISIKEN

Hacker haben effiziente Methoden entwickelt, um Abwehrmechanismen mit Hilfe von Methoden wie Phishing und anderen Arten von Social Engineering zu durchbrechen, so dass die Aufklärung der Mitarbeiter immer wichtiger wird. Es versteht sich von selbst, dass Ransomware und andere moderne Cyber-Bedrohungen immer raffinierter werden, wenn es darum geht, auf Benutzer zuzugreifen und sie von ihren Daten zu trennen. Microsoft bietet zwar mehrschichtige Schutzmaßnahmen gegen Malware und Ransomware-Verschlüsselung an, aber es ist unklar, ob zukünftige Angriffsformen dann doch auf sensible Daten zugreifen, sie stehlen oder ausspähen können.

Sicherheitsvorkehrungen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, die Verwendung von sicheren Passwörtern und gut verwaltete Zugriffsrechte tragen wesentlich dazu bei, Datenverluste zu verhindern. Dennoch muss man auf Datenverluste vorbereitet sein. NovaBACKUP bietet ein Backup zur Sicherung von Microsoft 365-Daten wie Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Gruppen, Teams, OneDrive, SharePoint und mehr an. Diese Option bietet eine einfache und leistungsstarke Möglichkeit, Ihre wichtigen Daten automatisch in der Cloud zu sichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Erfahren Sie mehr auf unserer SaaS Backup Webseite und sprechen Sie noch heute mit einem unserer Datensicherungsexperten.